POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Marco Legal
REFOPACK S.A.S., en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas concordantes que regulan el derecho de Hábeas Data y la protección de datos personales en la República de Colombia, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, que será aplicable a toda información personal recopilada, almacenada, utilizada, circulada o suprimida en el desarrollo de sus actividades comerciales e industriales.
Principios Rectores
El tratamiento de datos personales en REFOPACK se rige por los siguientes principios:
Legalidad: Los datos serán tratados de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
Finalidad: El tratamiento obedecerá a una finalidad legítima, previamente informada al titular.
Libertad: La recolección solo se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular.
Veracidad o Calidad: La información será veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
Transparencia: El titular tendrá derecho a obtener información sobre el tratamiento de sus datos.
Acceso y Circulación Restringida: Los datos no estarán disponibles libremente, salvo por mandato legal o autorización del titular.
Seguridad: La información será protegida mediante medidas técnicas y humanas necesarias.
Confidencialidad: Todas las personas involucradas en el tratamiento guardarán reserva sobre la información.
Responsable del Tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales es:
Razón Social: REFOPACK S.A.S.
NIT: [Número de NIT completo]
Domicilio: Autopista Medellín Km 11.6 Vda La punta, Tenjo, Cundinamarca, Colombia.
Teléfono de contacto: 301 4661152
Correo electrónico para ejercicio de derechos: comercial@refopack.com.co
Autorización del Titular
REFOPACK solicitará autorización previa, expresa e informada a los titulares de los datos personales, a menos que la ley establezca una excepción. La autorización podrá ser obtenida por medios físicos, electrónicos, mensajes de datos, en formato escrito, verbal o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó su consentimiento.
Datos Sensibles y de Menores de Edad
REFOPACK no recolecta ni trata datos sensibles (salvo que sea estrictamente necesario y con autorización expresa). En caso de requerir datos de menores de edad, se contará con autorización de sus representantes legales.
Finalidades Específicas del Tratamiento
Además de las finalidades generales descritas en nuestra Política de Privacidad, el tratamiento de datos personales en REFOPACK tiene los siguientes propósitos específicos:
Relación Comercial:
Gestionar el proceso de pre-venta, venta y postventa de huacales, estibas, gabinetes y soluciones de empaque en madera.
Realizar estudios de mercado, análisis de satisfacción y mejorar la experiencia del cliente.
Administrar la base de datos de clientes y prospectos para fines comerciales legítimos.
Relación Laboral y de Selección:
Gestionar hojas de vida, evaluar candidatos y desarrollar procesos de vinculación laboral.
Administrar la nómina, prestaciones sociales y obligaciones laborales de nuestros colaboradores.
Implementar programas de bienestar, capacitación y desarrollo del talento humano.
Relación con Proveedores y Aliados:
Evaluar, seleccionar y contratar proveedores de materias primas (madera legal), servicios logísticos y otros insumos.
Gestionar pagos, facturación y cumplimiento de obligaciones contractuales.
Cumplimiento Normativo y de Control:
Cumplir con reportes ante la DIAN, Cámara de Comercio y otras entidades de control.
Atender requerimientos de autoridades judiciales, policivas o administrativas.
Implementar medidas de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT), si aplica.
Deberes de REFOPACK como Responsable del Tratamiento
Como responsable, REFOPACK se compromete a:
Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
Informar de manera clara y suficiente sobre las finalidades del tratamiento.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias.
Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
Rectificar la información cuando sea incorrecta.
Atender las consultas, solicitudes y reclamos de los titulares.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar la protección de datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando ocurran violaciones a los códigos de seguridad.
Derechos de los Titulares – Desarrollo Ampliado
Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
Derecho de Acceso: Conocer la información personal que está siendo objeto de tratamiento.
Derecho de Rectificación y Actualización: Solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
Derecho de Supresión (Eliminación): Solicitar la eliminación de datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Derecho a la Revocación de la Autorización: Solicitar la revocación de la autorización para el tratamiento de datos personales, salvo cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Derecho a la Prueba de la Autorización: Solicitar prueba de la autorización otorgada, excepto cuando la ley permita el tratamiento sin autorización.
Derecho a Presentar Quejas: Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos.
Derecho a la Portabilidad: Solicitar que los datos personales sean entregados a otro responsable del tratamiento, cuando técnicamente sea posible.
Derecho a la Limitación del Tratamiento: Solicitar la suspensión del tratamiento en ciertos casos, como durante la verificación de una reclamación sobre la exactitud de los datos.
Procedimiento Detallado para el Ejercicio de Derechos
Para ejercer cualquiera de los derechos anteriores, el titular o su representante legal deberá seguir este procedimiento:
Presentación de la Solicitud:
Enviar comunicación escrita al correo comercial@refopack.com.co o entregarla físicamente en nuestra sede.
La solicitud debe contener: (a) Nombres y apellidos completos del titular; (b) Número de documento de identidad; (c) Descripción clara y precisa de los datos sobre los cuales se busca ejercer el derecho; (d) Derecho que se pretende ejercer; (e) Dirección física o electrónica para notificaciones; (f) Documentos que acrediten la representación legal, si aplica.
Términos de Respuesta:
Consultas: Máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción.
Reclamos: Máximo quince (15) días hábiles. En caso de no ser posible atenderlo en este término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Costo:
El ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión será gratuito. Sin embargo, si el titular incurre en costos de envío, copias o medios electrónicos, estos serán asumidos por el titular.
En caso de solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas, REFOPACK podrá cobrar un costo administrativo razonable o negarse a actuar.
Transferencia y Transmisión Internacional de Datos
REFOPACK podrá transferir datos personales a terceros países únicamente cuando:
Se cuente con autorización expresa del titular.
El país receptor ofrezca niveles adecuados de protección de datos según estándares reconocidos.
Se celebren cláusulas contractuales tipo o mecanismos similares que garanticen la protección.
Sea necesario para la ejecución de un contrato del que el titular sea parte.
Exista una cooperación jurídica internacional.
Vigencia y Conservación
Los datos personales serán conservados por un período mínimo de diez (10) años, de acuerdo con los plazos de prescripción legal y los términos de retención documental establecidos en el Código de Comercio, Estatuto Tributario y demás normativa aplicable. Una vez cumplidas las finalidades y los plazos legales, los datos serán suprimidos de nuestras bases de datos mediante métodos seguros que impidan su recuperación.
Modificaciones
Cualquier cambio sustancial en esta política será comunicado a los titulares a través de los medios que tengamos registrados y será publicado de manera destacada en nuestro sitio web, indicando la fecha de la última modificación.
Aceptación
Al proporcionar sus datos personales a REFOPACK, el titular manifiesta haber leído, comprendido y aceptado los términos de esta Política de Tratamiento de Datos Personales.
Fecha de adopción: Enero de 2026
Responsable de la Política: Departamento Administrativo – REFOPACK S.A.S.